Các chức năng của bộ phận nhân sự là rất nhiều và đa dạng, vì bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý vốn nhân lực của công ty để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh đã thiết lập. Bộ phận nhân sự là yếu tố then chốt trong bất kỳ công ty nào, từ việc thu hút và giữ chân nhân tài đến đảm bảo quyền lợi và hạnh phúc của nhân viên.

Tạp chí Forbes đề cập đến một số nghiên cứu cho thấy tầm quan trọng của việc sắp xếp các chiến lược nguồn nhân lực để đạt được các mục tiêu kinh doanh và tạo ra hiệu quả kinh doanh. Các nghiên cứu thừa nhận rằng có thể đạt được lợi thế cạnh tranh thực sự thông qua con người và hãy cùng Việc làm tiếng trung Fast Winner tìm hiểu về vấn đề này nhé

Mục tiêu của phòng nhân sự là gì?

Để hiểu các chức năng của bộ phận nhân sự , điều quan trọng là phải biết những gì về bộ phận này và mục tiêu của nó là gì. Nói chung, chúng ta biết rằng nhiệm vụ chính của nó là đóng góp vào sự thành công của công ty bằng cách tìm kiếm, duy trì và phát triển nguồn nhân lực.

Cụ thể hơn, các mục tiêu chính của bộ phận nhân sự là:

1. Đóng góp vào mục tiêu kinh doanh của công ty

Để đạt được các mục tiêu của công ty đòi hỏi một đội ngũ nhân tài có năng lực. Giám đốc điều hành hoặc hội đồng quản trị phải thiết lập các nhu cầu của tổ chức và đội ngũ nhân sự phải tìm đúng người để đáp ứng họ, cả trong và ngoài tổ chức.

2. Thu hút và giữ chân nhân tài tốt nhất

Đội ngũ nhân sự phải thu hút và giữ chân những chuyên gia giỏi nhất trong ngành. Điều này đòi hỏi một chiến lược được hoạch định cẩn thận cũng như kích hoạt các chương trình cần thiết để kích thích động lực và sức khỏe của lực lượng lao động.

3. Nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân viên

Bộ phận nhân sự phải cam kết đảm bảo phúc lợi, động lực và sự phát triển của nhân viên trong công ty. Đo lường môi trường làm việc, kích hoạt các chương trình phát triển và đưa ra các ưu đãi chỉ là một số ví dụ về công việc họ làm.

4. Cải thiện năng suất

Ở cấp độ nội bộ, bộ phận nhân sự cũng phải giám sát năng suất và hiệu suất của toàn bộ nhóm. Họ hy vọng có thể phát hiện ra các cơ hội để cải tiến và kích hoạt các kế hoạch để thực hiện.

5. Đảm bảo tuân thủ các quy định

Có rất nhiều quy định và luật về việc làm mà bộ phận nhân sự sẽ luôn chịu trách nhiệm cuối cùng. Các ngày nghỉ lễ, nghỉ ốm, thai sản / nghỉ sinh con ... tất cả những điều này đều được quy định và phải được thực thi nghiêm túc.

Các chức năng của phòng nhân sự là gì?

Chức năng nhân sự rất nhiều và cực kỳ đa dạng. Tất cả các chức năng này phải rõ ràng khi tạo bộ phận nhân sự và thiết kế một kế hoạch chiến lược . Hãy xem xét chúng riêng lẻ. 

1. Quản trị nhân sự

Quản lý hành chính của nhân viên là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận nhân sự Bao gồm quản lý hợp đồng, bảng lương, ủy quyền, nghỉ ốm, nghỉ phép năm, nghỉ do thai sản / thai sản, ...

Đây hoàn toàn là công việc hành chính mang tính thời gian- tiêu tốn và đòi hỏi mức độ phối hợp nhịp nhàng với toàn đội, nhân viên và các cơ quan chức năng để tránh những sai sót và sự cố trong tương lai.

Nhiều bộ phận nhân sự sử dụng bảng tính Excel để thực hiện các công việc này. Tuy nhiên, ngày nay, phần mềm quản lý nguồn nhân lực cho phép bạn tự động hóa phần lớn công việc này và tiết kiệm thời gian đến 40%.

2. Tuyển chọn  và tuyển dụng nhân sự

Một chức năng chính nữa của phòng nhân sự là thu hút và tuyển chọn những nhân tài tốt nhất.

Đầu tiên, nhóm phải làm việc về thương hiệu công ty để các ứng viên trong lĩnh vực này trở nên quan tâm đến công việc của công ty. 

Khi các ứng viên đã đăng ký ứng tuyển, bước tiếp theo là khởi động quy trình lựa chọn để phỏng vấn, xác định và chọn ra những ứng viên có chất lượng phù hợp nhất và có tiềm năng lớn nhất. 

3. Quản lý lương thưởng và khuyến khích

Bộ phận nhân sự cũng chịu trách nhiệm về tiền lương và phúc lợi của người lao động. Điều này bao gồm việc tính toán mức lương phù hợp cho mọi vị trí, có tính đến giá trị mà họ mang lại cho công ty, mức lương đưa ra trên thị trường lao động và các thông số do thỏa ước tập thể đặt ra.

Nhiệm vụ này cũng bao gồm việc đánh giá lương của nhân viên thường xuyên, đàm phán các ưu đãi với nhà cung cấp, chẳng hạn như vé nhà hàng và bảo hiểm y tế, thiết lập mục tiêu và cung cấp lợi ích dựa trên hiệu suất.

Đảm bảo và hoàn thành kỳ vọng về mức lương của nhân viên là một phần quan trọng của nhiệm vụ này, nhằm thúc đẩy động lực và hạnh phúc của nhân viên trong công ty.

 4. Phát triển một môi trường làm việc tích cực

Môi trường làm việc là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong công ty vì nó ảnh hưởng đáng kể đến sức khỏe và năng suất của người lao động . Các chuyên gia đồng ý rằng một môi trường làm việc tích cực, sẽ giúp:

• Tăng năng suất.
• Giảm tình trạng nghỉ việc.
• Tăng động lực
• Tăng cường cam kết.

Làm thế nào để đội nhân sự có thể đánh giá xem công ty có môi trường làm việc tích cực hay không? Khảo sát khí hậu nơi làm việc là công cụ phổ biến nhất vì chúng giúp thu thập thông tin có giá trị về mức độ hài lòng của nhân viên , cho phép công ty phát hiện các vấn đề và cải thiện việc ra quyết định. Chúng có thể được tự động hóa và gửi qua email, giúp nhân viên phản hồi dễ dàng hơn.

Nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực là rất đơn giản. Không gian, chẳng hạn, có một ảnh hưởng đáng kể. Các nghiên cứu khác nhau đã phát hiện ra rằng thiết kế văn phòng mở làm tăng năng suất lên 20% và ánh sáng tự nhiên mang lại tăng 40%.

5. Đánh giá hiệu suất của nhân viên

Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác . Hiệu suất của mỗi nhân viên và cam kết của họ với công ty nên được đánh giá thường xuyên. Các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được đối với mọi thành viên của tổ chức và hệ thống đánh giá được thiết lập trước là cần thiết cho quá trình này.

Điều này thường được thực hiện với việc sử dụng phần mềm đánh giá hiệu suất của nhân viên . Sử dụng nền tảng dựa trên đám mây mang lại khả năng cho nhiều người đánh giá một nhân viên, do đó cho phép thu thập thêm thông tin. Điều này cho phép nguồn nhân lực thực hiện cả đánh giá định tính và định lượng.

6. Đào tạo và phát triển nhân viên

Bộ phận nhân sự cũng nên thực hiện các chương trình đào tạo để đảm bảo sự phát triển của mọi nhân viên trong công ty và phát triển các kỹ năng quan trọng cho tương lai của công ty. Đây không chỉ là cách để thu hút và giữ chân nhân tài mà còn là cách tối đa hóa tiềm năng vốn nhân lực của bạn. Tổ chức các khóa học, đào tạo, xây dựng con đường sự nghiệp và thăng tiến nội bộ là những nhiệm vụ trọng tâm của nguồn nhân lực.

Tốt nhất, bộ phận nên vạch ra một chiến lược bao gồm:

      - Nhu cầu hiện tại và tương lai của công ty.

      - Một kế hoạch đào tạo khác biệt cho từng vai trò công việc.

      - Kế hoạch thực hiện thông qua các lớp học, hội thảo hội thảo ...

7. Quan hệ lao động

Bộ phận nhân sự cũng có trách nhiệm giải quyết các vấn đề về lao động và thương lượng với đại diện công đoàn (nơi họ tồn tại). Điều này đòi hỏi:

      - Hòa giải giữa người sử dụng lao động và người lao động.

      - Hòa giải giữa các nhân viên trong trường hợp có xung đột nội bộ.

      - Đàm phán các quyền của nhân viên với công đoàn hoặc các bên quan tâm.

      - Làm đại diện cho công ty hoặc nhân viên khi cần thiết.

Cuối cùng, bộ phận phải giải quyết mọi xung đột liên quan đến công ty, tuyển dụng, chính sách tiền lương, v.v.

8. An toàn và sức khỏe nghề nghiệp

Nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra và thực hiện các chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp . Đây có thể là một nhiệm vụ đặc biệt tế nhị trong nhiều lĩnh vực vì chúng tôi đang giải quyết vấn đề sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. Nhóm nghiên cứu phải:

      - Thực hiện các biện pháp an toàn khi các quy định thay đổi.

      - Đảm bảo tuân thủ quy định 

      - Thương lượng các biện pháp an toàn với công đoàn và người lao động.

Vai trò công việc trong lĩnh vực nhân sự

Để thực hiện tất cả các hoạt động này, cần có một loạt các vai trò công việc không thể thiếu ở một bộ phận nhân sự.

      - Giám đốc nhân sự hoặc cán bộ nhân sự : người này chịu trách nhiệm về bộ phận và vai trò của họ là phát triển và thực hiện các chiến lược giúp công ty đạt được mục tiêu thông qua tài năng con người.

      - Chuyên viên tuyển dụng : người chịu trách nhiệm tuyển dụng và thực hiện quá trình tuyển chọn. Do đó, vai trò của họ rất quan trọng khi công ty cần tuyển dụng nhân tài mới.

      - Chuyên gia đào tạo và phát triển : nếu một công ty cam kết đào tạo và phát triển nhân viên, thì công ty đó nên có một người chuyên giám sát công việc đó. Nghề này phân tích nhu cầu của nhóm và phát triển các chương trình cụ thể với các mục tiêu rõ ràng.

      - Chuyên viên quan hệ lao động và biên chế : vai trò này giám sát việc quản lý bảng lương, nghỉ phép hàng năm, hợp đồng, gia hạn, v.v., với sự hỗ trợ của phần mềm cụ thể để giúp họ làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. 

      - Chuyên gia an toàn và sức khỏe nghề nghiệp : khi một công ty thực hiện một hoạt động có nguy cơ cao hơn đối với nhân viên (chẳng hạn như xây dựng), điều quan trọng là phải có một chuyên gia an toàn và sức khỏe nghề nghiệp để đảm bảo an toàn cho lực lượng lao động.

      - Chuyên gia ITC: xem xét các hệ thống CNTT đã trở nên quan trọng như thế nào đối với việc quản lý nguồn nhân lực, một chuyên gia trong các hệ thống này là tài sản quan trọng đối với bộ phận. Công việc chính của họ là đảm bảo sử dụng hợp lý các công cụ có sẵn.

      - Chuyên viên truyền thông nội bộ: trong khi vai trò này chưa phổ biến, chuyên viên truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các chính sách truyền thông trong công ty. Kết quả là một lực lượng lao động trung thành và cam kết hơn.