Mọi công ty cần tổ chức các cuộc họp định kỳ để thảo luận về các mục tiêu dài hạn, các dự án, ý tưởng, và các chủ đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Khi các cuộc họp được tổ chức đúng cách, chúng có thể là cơ hội tuyệt vời để giữ cho nhóm của bạn đồng bộ và xây dựng tinh thần đồng đội, niềm tin và động lực. Tuy nhiên, khi thực hiện sai (ví dụ: quá thường xuyên, chương trình làm việc không rõ ràng, quá ngắn / dài), các cuộc họp có thể gây lãng phí thời gian không hiệu quả. Trên thực tế, các cuộc họp không hiệu quả khiến các công ty tiêu tốn rất nhiều tiền mỗi năm .

Sau đây, Việc làm tiếng Trung Fast Winner sẽ gợi ý cho bạn tìm thấy các mẹo và chiến lược để quản lý các cuộc họp hoàn thành mục tiêu của mình.

Một cuộc họp hiệu quả là gì?

Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp tập hợp một nhóm cá nhân được lựa chọn cho một mục đích cụ thể được xác định để thảo luận và chia sẻ thông tin nhằm đạt được một kết quả cụ thể. Kết quả có thể bao gồm việc tạo ra một kế hoạch, một danh sách các ý tưởng đã được suy nghĩ trước đó hoặc một quyết định về một vấn đề cấp bách nào đó.

Mặc dù tạo điều kiện cho các cuộc họp thường xuyên là quan trọng, nhưng hiệu quả và những gì chúng mang lại phải được chú ý nhiều hơn. Quản lý các cuộc họp hiệu quả có thể dẫn đến năng suất cao hơn ở nơi làm việc và nhân viên gắn bó hơn - cho dù cuộc họp có sự tham gia của một vài người hay toàn bộ công ty.

Tại sao điều hành các cuộc họp hiệu quả lại quan trọng

Các cuộc họp hiệu quả giúp hướng dẫn các nỗ lực của nhân viên và đảm bảo giao tiếp mạnh mẽ trong toàn công ty. Một cuộc họp được quản lý tốt có thể tăng năng suất và sự gắn kết của nhân viên, đồng thời cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc theo nhóm. Các cuộc họp được lên kế hoạch kỹ lưỡng cũng giảm thời gian lãng phí, cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho công việc của họ và ít thời gian hơn trong phòng họp hoặc trò chuyện Zoom.

Các cuộc họp hiệu quả giải quyết những trở ngại, dẫn dắt các nhóm đưa ra quyết định tốt hơn, cho phép tất cả các thành viên trong nhóm có cơ hội được lắng nghe và cảm thấy được hòa nhập và củng cố mối quan hệ giữa nhân viên và người quản lý.

Giới thiệu về quản lý cuộc họp

Các cuộc họp đòi hỏi sự chuẩn bị cùng với kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ. Để cuộc họp diễn ra hiệu quả, người điều hành cuộc họp cần có ý tưởng rõ ràng về cách cuộc họp diễn ra và những gì cần phải hoàn thành.

Các cuộc họp hiệu quả tập trung vào các chủ đề cần được trao đổi trực tiếp (hoặc qua trò chuyện video) để tôn trọng thời gian của mỗi nhân viên. Cuối cùng, các cuộc họp hiệu quả nhất xảy ra khi tất cả mọi người tập trung vào một mục tiêu rõ ràng.

Cách lập kế hoạch và điều hành cuộc họp hiệu quả

Cho dù bạn đang phát triển các phương pháp hay nhất cho một doanh nghiệp mới hay cải tiến cách bạn hiện đang điều hành các cuộc họp, có một số hướng dẫn chính để giữ cho các cuộc họp của bạn hiệu quả và hiệu quả. Mặc dù định dạng chính xác của một cuộc họp thành công có thể khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp (tùy thuộc vào những thứ như văn hóa công ty và ngành), bạn có thể sử dụng các phương pháp sau làm hướng dẫn khi lập kế hoạch và quản lý cuộc họp với nhóm của mình.

1. Xác định xem cuộc họp có cần thiết không

Các cuộc họp mất thời gian và chỉ nên được sử dụng khi bạn cần để mọi người cùng nói chuyện. Nghĩ về những gì bạn cần hoàn thành, bao nhiêu người tham gia và bao nhiêu thời gian bạn sẽ cần. Trước khi dành thời gian và công sức lên lịch và tổ chức cuộc họp, hãy kiểm tra xem liệu có thể đạt được hiệu quả tương tự hay không bằng cách lưu bản ghi nhớ bao gồm thông tin về một cuộc họp trong tương lai đã được lên kế hoạch.

2. Chỉ mời những người cần có mặt ở đó

Nếu cuộc họp yêu cầu nhóm đưa ra một quyết định quan trọng, chỉ mời những người thực sự cần thiết phải tham dự. Điều này bao gồm bất kỳ ai có cổ phần chính trong công ty hoặc quyền phủ quyết liên quan đến quyết định. Nếu đồng nghiệp hoặc người giám sát chỉ cần thông tin chi tiết về cuộc họp, hãy gửi cho họ một bản tóm tắt sau đó. Nếu bạn cần một bộ phận cụ thể trả lời các câu hỏi, hãy chỉ mời một người phù hợp nhất tham dự, thay vì mời toàn bộ nhóm.

3. Đặt một mục tiêu làm việc rõ ràng

Một trong những bước đầu tiên bạn nên làm để chuẩn bị là có một mục tiêu được xác định rõ ràng cho những gì bạn muốn hoàn thành với cuộc họp, vì vậy hãy đảm bảo bạn vạch ra một chương trình làm việc để giữ cho cuộc họp tập trung. Chương trình nghị sự là danh sách phác thảo các chủ đề chính cần được thảo luận tại một cuộc họp và ai sẽ xử lý từng phần của cuộc họp.

Một số chương trình nghị sự quy định lại lượng thời gian nên dành cho mỗi chủ đề để khuyến khích nhân viên tiếp tục tập trung. Đối với những người dẫn đầu cuộc họp, một chương trình làm việc chính xác giúp họ lập kế hoạch về cách họ sẽ chia sẻ thông tin và yêu cầu phản hồi. Nếu bạn muốn mọi người trình bày ý tưởng từ trước, việc gửi chương trình làm việc của bạn trước cuộc họp có thể là một lời nhắc nhở tốt.

Cân nhắc đưa các yếu tố sau vào chương trình họp của bạn:

      - Mô tả ngắn gọn về mục tiêu chính

      - Các chủ đề sẽ được đề cập

      - Những người tham gia cuộc họp

      - Các cá nhân giải quyết các chủ đề cụ thể

      - Thời gian và địa điểm họp

      - Thời lượng cuộc họp

      - Thông tin cơ bản có liên quan về chủ đề

Khi mọi người hiểu được quy trình chung của cuộc họp, họ sẽ có nhiều khả năng đi đúng hướng và bạn có thể quay lại chủ đề nhanh hơn nếu cuộc thảo luận đi lạc khỏi mục tiêu chính.

4. Lên lịch trình

Đặt lịch cho cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu và thông báo lịch trình này với nhân viên là một phần quan trọng để khuyến khích mọi người tham gia làm việc hiệu quả với thời gian của họ. Không chỉ vậy, việc thường xuyên bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ đặt ra kỳ vọng cho mọi người đúng giờ và thể hiện rằng bạn tôn trọng thời gian của nhân viên.

Nếu ai đó đưa ra một chủ đề không phù hợp với chương trình nghị sự nhưng bạn sẽ cần thảo luận về nó cuối cùng, hãy thừa nhận rằng đó là một ý kiến ​​hay và bạn sẽ lên lịch một cuộc họp khác để giải thích kỹ hơn về nó. Hãy thử nói “Ý tưởng tuyệt vời! Tôi rất vui được nói thêm về vấn đề này khi ngoại tuyến, nhưng hãy quay lại [ chủ đề, dự án, ý tưởng, v.v. ] ”để điều khiển cuộc họp đi đúng hướng và đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ.

5. Chia sẻ trước kế hoạch cho những ý tưởng lớn

Hãy cho những cá nhân chủ chốt biết về những ý tưởng lớn mà bạn định giới thiệu trong cuộc họp. Thu thập thông tin phản hồi của họ và ghi lại các mối quan tâm, sau đó giải quyết chúng trong bản trình bày của bạn. Ví dụ, nếu giám đốc tài chính lo lắng về chi phí dự án, hãy lập dự toán ngân sách của bạn và so sánh với các dự án khác của công ty. Tính chủ động sẽ giúp bạn tránh gây ngạc nhiên cho bất kỳ ai cần hỗ trợ ý tưởng của bạn.

6. Đặt ra một giai điệu tích cực và hiệu quả

Đặt ra một giai điệu năng suất và tích cực ngay từ đầu cuộc họp có thể giúp người khác cảm thấy thoải mái khi đóng góp và khuyến khích lắng nghe tích cực. Bắt đầu bằng cách xem xét các mục tiêu cho cuộc họp của bạn và xem lại chương trình làm việc. Sau đó, hãy cân nhắc tặng kudo hoặc cung cấp phản hồi tích cực về công việc mà nhân viên đã hoàn thành gần đây.

7. Xem xét điểm mạnh của nhân viên

Là một người quản lý, hãy cân nhắc đến điểm mạnh của nhân viên khi quản lý các cuộc họp để thúc đẩy sự hợp tác, phát triển kỹ năng và sự tự tin trong một vai trò. Cân nhắc tìm cách mỗi nhân viên có thể tham gia vào cuộc họp theo cách phù hợp với thế mạnh của họ. Ví dụ, bạn có thể có một số nhân viên thích thuyết trình và những người khác thích lắng nghe và ghi chép. Khi bạn hiểu nhân viên của mình, bạn có thể hiểu rõ hơn về những người bạn nên tham gia và khi nào, cũng như những người có dấu hiệu về tiềm năng lãnh đạo hoặc khả năng phát triển khác.Liên quan: 7 kỹ năng hiệu quả giúp bạn trở thành nhà lãnh đạo giỏi hơn

8. Ghi chú và chia sẻ phút

Ghi chép chính xác những gì đã được thảo luận và quyết định sẽ tránh hiểu lầm và giúp mọi người luôn cập nhật. Huyền thoại, mục tiêu và biên bản cuộc họp sẽ đảm bảo mọi người rõ ràng về trách nhiệm, thời hạn và chi tiết liên quan đến các dự án quan trọng khác hoặc các vấn đề của công ty.

Để có biên bản cuộc họp chính xác , tốt nhất bạn nên sử dụng mẫu cho các ghi chú có cấu trúc. Đảm bảo bao gồm ngày, giờ họp, người tham dự và người vắng mặt. Khi mô tả từng mục trong chương trình nghị sự, hãy viết một tuyên bố ngắn gọn về các hành động đã thực hiện, giải thích cho quyết định và mọi lập luận chống lại quyết định đó. Tất cả các hồ sơ phải khách quan với ngôn từ rõ ràng để bất kỳ ai đọc biên bản đều hiểu được những gì đã đạt được trong cuộc họp.

Nếu đang tổ chức các cuộc họp từ xa , bạn cũng có thể thử ghi lại các cuộc họp của mình và gửi liên kết để những người khác có thể xem sau. Đây có thể là một lựa chọn tốt khi múi giờ và lịch trình xung đột khiến một số người nhất định không thể tham gia cuộc họp trực tiếp.

9. Kết thúc bằng một tập hợp các mục hành động

Vào cuối cuộc họp của bạn, hãy tóm tắt các mục hành động là gì và ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành chúng. Quyết định thời hạn và tần suất bạn sẽ kiểm tra tiến độ của các hạng mục hành động để duy trì đà tiến triển của cuộc họp.

10. Đo lường hiệu quả của các cuộc họp của bạn

Để đo lường hiệu quả của các cuộc họp của bạn, hãy xem xét các biến số sau:

      - Kịp thời của mỗi cuộc họp: Theo dõi thời gian cuộc họp bắt đầu và kết thúc so với khung thời gian đã định.

      - Sự tham dự của những người được mời: Theo dõi số lượng người tham dự thực sự xuất hiện và chú ý đến những người thường xuyên đến muộn hoặc vắng mặt.

      - Thời gian được phân bổ so với thời lượng thực tế: Lập kế hoạch lượng thời gian bạn sẽ dành cho từng mục trong chương trình làm việc và ghi lại lượng thời gian bạn thực sự dành cho từng mục.

      - Số lượng mục tác vụ đã được tạo và đóng: Ghi lại số lượng mục tác vụ được tạo trong cuộc họp và số lượng mục tác vụ đã được đóng kể từ cuộc họp cuối cùng.

      - Nhóm đưa ra bao nhiêu quyết định: Hãy đếm xem nhóm đưa ra bao nhiêu quyết định trong cuộc họp và chia tỷ lệ chúng dựa trên mức độ quan trọng. Ví dụ: một quyết định quan trọng được tính là bốn điểm, trong khi một quyết định quan trọng vừa phải được tính là một.

      - Theo dõi sự tham gia và mức độ tương tác: Chọn và chọn các chỉ số cần theo dõi, có thể bao gồm số lượng người chia sẻ ý tưởng, mức độ duy trì cuộc thảo luận tôn trọng và các yếu tố khác quan trọng đối với thành công của công ty bạn. Bạn cũng có thể thử gửi một cuộc khảo sát ẩn danh sau mỗi cuộc họp để thu thập phản hồi (ví dụ: Điều gì đang diễn ra đúng? Có thể cải thiện điều gì?)

Bốn điều cần luôn cân nhắc khi lập kế hoạch một cuộc họp

Khi lập kế hoạch cho cuộc họp của bạn, hãy xem xét nhu cầu của nhân viên, khách hàng hoặc khách hàng của bạn và năng suất của doanh nghiệp nói chung. Dưới đây là bốn điều bạn nên xem xét:

      - Lên lịch xung đột: Một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch cuộc họp của bạn là điều phối lịch trình với tất cả mọi người liên quan và đảm bảo rằng họ có thể thực hiện cùng một lúc. Kiểm tra trước với các thành viên cuộc họp và tìm thời gian khi họ không có bất kỳ điều gì khác được lên lịch. Đối với các nhóm lớn hơn, hãy cân nhắc xem xét phần mềm lập lịch có thể làm cho nhiệm vụ này dễ dàng hơn.

      - Thời gian trong ngày: Khi chọn một thời điểm trong ngày để tổ chức một cuộc họp, hãy cân nhắc mục đích cuộc họp của bạn, tầm quan trọng của cuộc họp và khả năng nó kéo dài trong bao lâu. Ví dụ, các cuộc họp về các mục tiêu trong ngày sẽ hiệu quả hơn vào buổi sáng và các cuộc họp có thể kéo dài hơn nên được lên lịch trước khi kết thúc ngày làm việc. Nếu bạn đang làm việc với nhân viên từ xa hoặc khách hàng ở các múi giờ khác nhau, hãy cố gắng chọn thời gian phù hợp với họ.

      - Đặt quá sớm: Hãy dành cho bạn và nhóm của bạn nhiều thời gian trước cuộc họp để chuẩn bị. Ví dụ, bạn có thể không muốn lên lịch một cuộc họp quan trọng chỉ với một vài giờ báo trước. Thông báo cho từng thành viên trong nhóm để họ có đủ thời gian thu thập tài liệu, tạo bài thuyết trình, lập kế hoạch quảng cáo chiêu hàng và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng khác. Tùy thuộc vào chủ đề bạn sẽ thảo luận, điều này có thể có nghĩa là một vài ngày hoặc một vài tuần.

      - Có một kế hoạch tiếp theo: Khi lập kế hoạch cho cuộc họp của bạn, hãy nghĩ về cách bạn có thể thực hiện các mục tiêu mà bạn đã đặt ra trong cuộc họp. Có một kế hoạch tiếp theo giúp bạn tập trung vào ý định của cuộc họp và cung cấp cho bạn các bước hành động mà bạn có thể thực hiện sau khi kết thúc.

Làm gì trong cuộc họp

Dưới đây là một số phương pháp hay nhất cần ghi nhớ trong các cuộc họp để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả, năng suất và toàn diện nhất có thể:

      - Hòa nhập người nói chuyện: Điều quan trọng là phải truyền đạt cảm giác khẩn cấp trong cuộc họp để giữ cho những đóng góp dài dòng ngắn gọn hơn. Nếu bạn đang đấu tranh với một cá nhân đang độc quyền trong cuộc họp, bạn có thể chọn một cụm từ mà họ đã nói và đưa ra cho người khác. Ví dụ: “Phản hồi tiêu cực của khách hàng — điều đó thật thú vị. John, bạn có gặp phải phản hồi tiêu cực nào từ khách hàng không? ”

      - Khuyến khích người im lặng: Có nhiều lý do để mọi người giữ im lặng trong một cuộc họp, hầu hết trong số đó là không quan trọng. Tuy nhiên, nếu ai đó im lặng vì họ lo lắng, bạn nên cố gắng lắng nghe đóng góp của họ, sau đó bày tỏ sự quan tâm và đánh giá cao để khuyến khích những đóng góp trong tương lai.

      - Thúc đẩy thảo luận và tranh luận: Một cuộc họp hiệu quả đôi khi đòi hỏi cả nhóm phải động não các giải pháp và ý tưởng. Trong những trường hợp này, bạn nên tóm tắt, kích thích, hòa giải và hướng dẫn thảo luận giữa các thành viên trong cuộc họp.

      - Đề xuất hoan nghênh : Đề xuất kích thích sự tiến bộ và do đó, nên được hoan nghênh trong các cuộc họp. Điều quan trọng là bạn phải khuyến khích nhân viên đưa ra các đề xuất và cố gắng chọn ra một khía cạnh có thể được xây dựng thành một giải pháp hiệu quả.

      - Nói chuyện với nhân viên cấp cao lần cuối: Nhân viên cấp dưới thường ít có khả năng chia sẻ ý kiến ​​của họ nếu ai đó có thẩm quyền đã nói về một chủ đề. Bạn có thể tránh điều này bằng cách yêu cầu nhân viên cấp dưới của mình đóng góp trước.

Câu hỏi thường gặp về quản lý cuộc họp hiệu quả

Ngay cả những nhà quản lý có kinh nghiệm nhất cũng có thể được hưởng lợi từ việc nghiên cứu các cách mới để thu hút nhân viên của họ tham gia các cuộc họp của công ty, từ tần suất họ nên tổ chức các cuộc họp cho đến các hoạt động xây dựng nhóm bao gồm. Dưới đây là câu trả lời cho một số câu hỏi thường gặp nhất về cách quản lý cuộc họp:

Tôi nên tổ chức các cuộc họp tại nơi làm việc bao lâu một lần?

Tần suất của các cuộc họp công việc thường phụ thuộc vào loại cuộc họp và những người cần tham dự. Các cuộc họp giúp nhân viên cập nhật về sự phát triển của công ty có thể chỉ diễn ra vài tháng một lần, trong khi các cuộc họp trong một bộ phận hoặc nhóm có thể diễn ra hàng tuần. Lên lịch các cuộc họp dựa trên nhu cầu của công ty và xem xét tần suất mỗi nhóm cần kiểm tra với nhau để thành công. Một số doanh nghiệp có thể phát triển mạnh bằng cách tổ chức các cuộc họp thường xuyên trong khi những doanh nghiệp khác có thể hiệu quả hơn bằng cách cho nhân viên thời gian làm việc độc lập.

Một cuộc họp nên kéo dài bao lâu?

Thời lượng lý tưởng của cuộc họp phụ thuộc vào mục tiêu của cuộc họp. Cập nhật nhóm hàng tuần có thể chỉ kéo dài 10-15 phút, trong khi một cuộc họp công ty ít thường lệ hơn có thể kéo dài 30-60 phút. Nếu một cuộc họp liên quan đến động não sâu rộng, xây dựng nhóm hoặc các tình huống khác đòi hỏi nhiều thời gian hơn, bạn nên tổ chức cuộc họp ở một vị trí khác để phá vỡ sự đơn điệu của văn phòng và bao gồm một đến hai lần giải lao kéo dài 5-10 phút.

Tại sao các cuộc họp công việc không thành công?

Các cuộc họp làm việc có thể thất bại vì một số lý do bao gồm lập kế hoạch kém, thiếu sự tham gia của nhân viên hoặc thường xuyên bị phân tâm. Nếu mỗi người tham dự không chuẩn bị cho cuộc họp, họ có thể không đạt được bất kỳ mục tiêu nào đã đặt ra trong chương trình. Để mỗi cuộc họp thành công, hãy cân nhắc những việc cần phải hoàn thành và cách bạn sẽ giữ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Thông báo thường xuyên về thời gian và địa điểm cuộc họp sẽ diễn ra cũng là chìa khóa để tránh nhầm lẫn giữa những người tham dự.

Làm thế nào tôi có thể làm cho các cuộc họp công việc trở nên thú vị?

Mặc dù không phải tất cả các cuộc họp làm việc đều có thể vui vẻ và thú vị, nhưng bạn có thể tăng cường sự tương tác bằng cách hỏi nhân viên của mình điều gì khiến các cuộc họp trở nên thú vị hơn đối với họ. Phản hồi của họ có thể giúp xây dựng cấu trúc cuộc họp mà mọi người đều có lợi. Cân nhắc lên lịch vài phút để thảo luận về những thành công của nhân viên hoặc tặng kudo cho các thành viên trong nhóm. Thay đổi không gian cuộc họp của bạn bằng cách đi ra ngoài địa điểm hoặc có một dự án thực hành cũng có thể giúp các cuộc họp làm việc thú vị hơn đối với nhân viên.

Tất cả các cuộc họp có nên trực tiếp không?

Không cần thiết. Mặc dù gặp gỡ trực tiếp là một cách hiệu quả để tiến hành kinh doanh, nhưng đôi khi vẫn có những lựa chọn thay thế tốt hơn. Ví dụ: nếu một số nhân viên của bạn làm việc tại nhà, tổ chức cuộc họp qua điện thoại hoặc thông qua trò chuyện video có thể tốt hơn là để mọi người vào văn phòng (đặc biệt là trong COVID-19). Hãy suy nghĩ xem việc ở cùng một địa điểm có mang lại lợi ích gì cho cuộc họp của bạn hay không và nếu không, hãy cân nhắc khám phá các lựa chọn hiệu quả hơn.

Một số mẹo để giữ cuộc họp tập trung là gì?

Dưới đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng để giữ cho cuộc họp tiếp theo của mình diễn ra đúng tiến độ:

      - Tránh lên lịch các cuộc họp kéo dài không cần thiết hoặc không cần thiết

      - Chỉ mời những người sẽ được lợi từ cuộc họp

      - Tạo trước một kế hoạch và chia sẻ nó với mọi người tham gia

      - Mọi người có trách nhiệm giữ cuộc họp tập trung

      - Lên lịch giải lao cho các cuộc họp dài hơn

      - Đặc biệt chú ý đến cách bạn bắt đầu, chuyển tiếp và kết thúc cuộc họp